Cuestionario: sus respuestas para el plan de seguridad

No incluya nombres de clientes, números de Seguro Social, contraseñas, pistas de contraseñas, claves de recuperación, su EFIN o su usuario de e-Services, ni nada de la declaración de un cliente. No lo necesitamos. Si algo de eso llega, lo borramos y se lo decimos.

Después de pagar en Ko-fi, envíe sus respuestas número por número como mensaje de Ko-fi, o por correo a sales@secondpass.knowngoodit.com. Su plan terminado le llega por correo en un máximo de 3 días hábiles después de recibir el cuestionario completo.

Toma unos 30 minutos. Si no está seguro de una pregunta, salte esa. Las preguntas sin contestar aparecen en la portada de su plan para que usted las complete. Su plan marca cada respuesta como "informado por el dueño, no verificado", porque solo vemos lo que usted nos manda.

1. Su oficina

  1. ¿En qué idioma quiere su plan: español, inglés o los dos? Si son los dos, usted decide cuál versión firma.
  2. Nombre y dirección de la oficina, como deben aparecer en el plan.
  3. Nombre y puesto del dueño o responsable principal. Por favor no mande números de PTIN ni de EFIN.
  4. A qué se dedica la oficina. Por ejemplo: preparación de impuestos, contabilidad, nómina, servicios de oficina.
  5. ¿Dónde se guarda la información de los clientes? Anote cada oficina, oficina en casa o bodega.

2. Su gente

  1. ¿Cuántas personas trabajan en la oficina, contándolo a usted? ¿Cuántas son de temporada o de medio tiempo?
  2. ¿Quién va a encargarse del plan de seguridad en el día a día? Nombre, puesto, teléfono y correo. El plan lo llama Coordinador de Seguridad de Datos. Esa persona la elige usted.
  3. ¿Quién es su suplente, y quién lo supervisa? Nombres y puestos. En una oficina de una sola persona pueden ser la misma persona.
  4. ¿Quién habla por la oficina con los clientes, la policía o la prensa si pasa algo? Nombre.
  5. Anote a todos los que manejan información de clientes, con el puesto de cada uno.
  6. ¿Alguien trabaja desde casa, o desde un celular o una tableta? ¿Cómo llegan a los archivos de la oficina?

3. Sus computadoras y aparatos

  1. ¿Cuántas computadoras y laptops tienen? ¿Windows o Mac? ¿Qué versión de Windows, si la sabe?
  2. ¿Las laptops están cifradas (encriptadas), que usted sepa? ¿Alguna vez se perdió o le robaron una laptop o un disco?
  3. ¿Quién instala las actualizaciones, y cómo sabe que ya se hicieron? ¿Qué antivirus tienen las computadoras?

4. Correo y programa de impuestos

  1. ¿Usa Microsoft 365, Google Workspace u otro servicio para el correo?
  2. ¿Qué programa de impuestos usa? ¿Está instalado en sus computadoras o es en línea?
  3. ¿Cómo envía y recibe los documentos de los clientes: un portal, el correo o un enlace de una carpeta? Diga el nombre del portal si usa uno.

5. Respaldos y almacenamiento

  1. ¿Dónde se guardan los archivos de los clientes: en las computadoras, en un servidor, en un servicio en la nube o en papel? Diga el nombre del servicio en la nube.
  2. ¿Cómo se respaldan, cada cuánto y adónde? ¿Cuándo fue la última vez que restauró algo para ver si funcionaba?
  3. ¿Quién tritura el papel? Diga el nombre del servicio si usa uno.

6. Accesos y contraseñas

  1. ¿Cada persona tiene su propio usuario para el correo y para el programa de impuestos?
  2. ¿Tienen activada la verificación en dos pasos en el correo? ¿En el programa de impuestos? ¿En el almacenamiento en la nube? ¿Alguien la desactivó porque le molestaba?
  3. ¿Cómo llevan el control de las contraseñas? ¿Usan un administrador de contraseñas? ¿Cuál? (Solo el nombre. Nunca mande una contraseña.)
  4. ¿Qué empresas manejan la información de sus clientes: programa de impuestos, correo o nube, respaldos, soporte técnico, nómina o contabilidad, alguna otra? Solo los nombres.

7. Si algo sale mal

  1. ¿Ha tenido antes un correo de estafa, una computadora bloqueada o algún problema con datos? ¿Qué pasó?
  2. Si esta noche le robaran una computadora, ¿qué haría primero?
  3. ¿Quién en su oficina decidiría a quién avisar después de un incidente? Si no lo dice, el plan pone al Coordinador de Seguridad de Datos.
  4. ¿Tiene seguro contra ciberataques? Diga la compañía y su teléfono para reclamos. El número de póliza agréguelo usted mismo al plan impreso.

8. Su plan en papel

  1. ¿Tiene hoy un plan escrito de seguridad? ¿Cuándo se actualizó por última vez? ¿Dónde se va a guardar el plan nuevo y dónde la segunda copia (por ejemplo, una carpeta en la nube)?
  2. Sus opciones para dos frases. Sección de apertura: la frase de la muestra del IRS ("This WISP is to comply with obligations under the Gramm-Leach-Bliley Act and Federal Trade Commission Financial Privacy and Safeguards Rules to which the Firm is subject." Traducción nuestra, no oficial: "Este plan es para cumplir con las obligaciones bajo la Ley Gramm-Leach-Bliley y las reglas de privacidad financiera y salvaguardas de la FTC a las que la firma está sujeta.") o una frase sencilla ("Este plan describe cómo la firma protege la información personal y las prácticas que la firma ha adoptado."). Sección de firma: la frase de la muestra del IRS ("...has created this Written Information Security Plan (WISP) in compliance with regulatory rulings...", traducción nuestra: "...ha creado este plan escrito de seguridad de la información conforme a las resoluciones regulatorias...") o "A partir del [fecha], [Firma] adopta este Plan Escrito de Seguridad de la Información." Si no contesta, usamos las frases sencillas. Las leyes estatales que quiera nombrar en el plan las escribe usted. Nosotros no decidimos eso.

Qué sigue

Cuando sus respuestas estén completas y usted haya contestado "Acepto" (o "I agree") al acuerdo de servicios, llenamos su plan y se lo enviamos por correo en un máximo de 3 días hábiles. Lo que no contestó aparece en la portada. Lea el plan, díganos qué no coincide con sus respuestas (se incluye una ronda de correcciones dentro de 14 días) y decida qué aplica a su oficina. El plan se redacta con herramientas de IA a partir de sus respuestas. No entramos a sus sistemas ni pedimos contraseñas. Esto no es asesoría legal ni de impuestos, y el plan no dice que su oficina cumple con la ley ni que el IRS la aprueba.

Reembolsos

Si lo pide antes de que empecemos a redactar, recibe un reembolso completo. Empezamos a redactar cuando tenemos su cuestionario completo y su "Acepto", y le avisamos el día que empezamos. Después de la entrega no hay reembolso, salvo por un error nuestro que no podamos corregir. Si no podemos entregar en 3 días hábiles después de recibir el cuestionario completo, le reembolsamos el plan. El acuerdo de servicios tiene los términos completos.

Mantenimiento opcional, $29 al mes

Una lista de revisión cada mes, una actualización anual de su plan y hojas de reconocimiento para el personal nuevo. Mes a mes, puede cancelar cuando quiera. Mantenimiento en Ko-fi (la página está en inglés)